Qué es la IR35: guía sobre la legislación relativa a la nómina especial en el Reino Unido

¿Qué es el IR35? El IR35 es una legislación fiscal introducida por primera vez por el HMRC en 2000, que determina si los trabajadores contratados (también conocidos como autónomos) operan como tales o, por el contrario, deben ser clasificados como "asalariados considerados" por las empresas para las que trabajan y, por tanto, tributar como tales. El IR35 tiene importantes implicaciones jurídicas y fiscales tanto para los contratistas como para las empresas que contratan sus servicios, y su incumplimiento puede acarrear cuantiosas multas y sanciones a las empresas que clasifiquen incorrectamente a sus empleados y contratistas.

En abril de 2021, entraron en vigor en el Reino Unido una nueva serie de reformas legislativas de la IR35, que regulan la clasificación errónea de contratistas como empleados para evitar la evasión fiscal en las empresas privadas. Antes de abril de 2021, la IR35 se aplicaba únicamente al sector público.

Las sentencias suscitaron un gran debate en el momento de su introducción: algunos las calificaron de sentencia de muerte de las prácticas laborales independientes, mientras que otros alabaron la contundente actuación contra los empresarios nefastos que se aprovechan de sus trabajadores y de las lagunas legislativas.

Desde 2021, sin embargo, los efectos negativos de IR35 en los contratistas han sido bien documentados, incluyendo un informe que mostró que más de un tercio (35%) de los contratistas en el Reino Unido dejaron el trabajo por cuenta propia después de los cambios de 2021 a IR35.

¿Para qué sirve la IR35?

El término IR35 describe la legislación fiscal del HMRC cuyo objetivo es evitar la clasificación errónea de empleados como contratistas, con el fin de evadir impuestos tanto por parte del trabajador como de la empresa que lo contrata.

El IR35 se aplica a los trabajadores que prestan sus servicios a empresas a través de un intermediario (como una sociedad limitada o una empresa de servicios personales [PSC]). Tradicionalmente, este tipo de acuerdo permitía a los contratistas pagar menos impuestos y tasas impositivas, mientras que las empresas que los contrataban también podían beneficiarse, ya que evitaban pagar los costes y prestaciones patronales aplicables a los empleados. El IR35 se introdujo para tratar de impedir que contratistas y contratantes se aprovecharan de esta relación para eludir impuestos, en situaciones en las que el contratista debería ser tratado como un empleado sujeto a impuestos.

En otras palabras, el IR35 determina si los trabajadores contratados son en realidad empleados encubiertos con las mismas obligaciones fiscales que un empleado normal. Los trabajadores que caen "dentro del IR35" son definidos como empleados por el HMRC y deben pagar los impuestos correspondientes, lo que puede suponer una reducción del 25% de la retribución neta del trabajador. Sin embargo, los que quedan "fuera del IR35" se consideran contratistas legítimos y pueden seguir operando con el mismo régimen que antes.

La IR35 se convirtió en ley en el año 2000, cuando entró en vigor la legislación sobre intermediarios como parte de la Ley de Finanzas. En los años intermedios, la HMRC tuvo dificultades para hacer cumplir la legislación debido a su complejidad e incertidumbre en torno a las normas sobre la situación laboral. Por ello, en 2017 se anunciaron las revisiones de la IR35 con la esperanza de lograr una mayor claridad y de que se presentaran más demandas contra quienes abusaban del sistema. El conjunto inicial de reformas se aplicaba únicamente al sector público, pero en 2021 otro conjunto de revisiones del IR35 amplió el alcance de la legislación para cubrir también a las empresas y contratistas que operan en el sector privado.

¿Qué cambió en abril de 2021?

Tanto la legislación IR35 más antigua como la más reciente giran en torno a la clasificación de los "asalariados considerados", es decir, si el trabajador es realmente un contratista o si en realidad es un "asalariado encubierto". Esta sigue siendo la principal preocupación de la IR35.

La legislación IR35 introducida en abril de 2021 puso en vigor tratamientos fiscales alternativos, lo que significa que las empresas privadas son ahora responsables de evaluar la situación laboral de sus contratistas. Si una empresa considera que un contratista está "dentro de la IR35", deberá pagar a HMRC el impuesto sobre el trabajo y las cotizaciones a la seguridad social, además de los honorarios abonados al trabajador.

Antes de abril de 2021, IR35 sólo se aplicaba a las empresas públicas, y antes de IR35, el deber de clasificación de empleo recaía en el contratista en cuestión, en lugar del contratante. Hoy en día, IR35 se aplica tanto a las empresas privadas como a las públicas (con la excepción de las "pequeñas" empresas privadas, que se tratarán más adelante en el artículo), y ambas deben asumir la plena responsabilidad de la correcta clasificación IR35 de los contratistas que contratan.

Explicación de la terminología matizada de IR35

Dediquemos un momento a definir algunos de los términos utilizados por la legislación IR35, para que esté mejor equipado para cumplir con IR35 en sus prácticas empresariales.

Normas de trabajo fuera de nómina, IR35 y legislación sobre intermediarios

IR35 es el nombre más común de la legislación fiscal introducida por HMRC, aunque a veces también se la conoce como "normas de trabajo fuera de nómina", así como por el nombre de su predecesora: "The Intermediaries Legislation".

Dentro y fuera de la IR35

Estar "dentro" del IR35 significa que la relación de un contratista con un cliente se considera una relación empleador-empleado a efectos fiscales. En otras palabras, la relación está regulada por el IR35.

Estar "fuera" del IR35 significa que la relación de un contratista con un cliente se considera independiente, por lo que no está regulada por el IR35 o está "fuera" de él.

Terminología empresarial

Los empresarios deben estar al día de toda la legislación IR35, pero no siempre se les denomina "empresarios" en la terminología o el discurso IR35. En su lugar, es posible que leas que a los empleadores se les denomina "clientes", "clientes finales", "contratantes" o "empresas".

Terminología del contratista

Del mismo modo, los contratistas pueden recibir diferentes denominaciones en el marco de IR35, como "trabajadores autónomos", "contratistas independientes" y "trabajadores por cuenta propia".

Asalariado asimilado frente a asalariado encubierto

Un "asalariado considerado" es un contratista que se considera asalariado de un arrendador a efectos fiscales de acuerdo con la legislación IR35.

Un "empleado encubierto" es un contratista que debería ser considerado un empleado a efectos fiscales según el IR35, pero que actualmente opera "disfrazado" de contratista independiente.

¿Qué criterios distinguen a un asalariado de un contratista?

Hay una serie de factores diferentes que se utilizan para determinar si un trabajador es un contratista legítimo o debe considerarse un empleado a efectos fiscales. Entre estos factores figuran:

• El grado de supervisión, dirección y control que ejerce el empresario sobre el contratista.
• La forma en que se paga al trabajador a distancia o al contratista.
• Si al contratista se le proporciona equipo para realizar los servicios contratados o si proporciona el suyo propio.
• Si el contratista tiene contratos con más de un cliente.
• El nivel de riesgo financiero y de control que asume el contratista.
• Si los contratistas informan al empresario o no, y si el empresario puede dictar la forma en que se realiza el trabajo del contratista.
• El grado de arraigo de los contratistas en la organización que contrata sus servicios.

Aparentemente, cuanto más control pueda ejercer un empresario sobre un contratista, y cuanto más dependa ese contratista del empresario para su subsistencia, más probable es que el contratista sea reevaluado como "asalariado considerado" dentro de IR35.

La mejor manera de determinar el estatus de un trabajador es utilizar la herramienta de estatus de empleo del gobierno y buscar el asesoramiento de especialistas en nóminas.

¿Cómo afecta la IR35 a los contratistas?

Los contratistas genuinos no deberían verse afectados por la IR35, y aquellos que operan independientemente de una empresa intermediaria o de un reclutador no tienen por qué preocuparse por la legislación. Sin embargo, es de vital importancia que los contratistas que operan a través de un intermediario, es decir, "fuera de nómina", tengan muy claros los factores que determinan la clasificación de los trabajadores.

La repercusión más obvia de la IR35 se produce en los contratistas que vuelven a ser considerados trabajadores por cuenta ajena, lo que podría significar que tendrán que pagar impuestos y cotizaciones sobre sus ingresos. Los trabajadores asalariados también tienen derecho a determinadas prestaciones, como la indemnización por enfermedad y las vacaciones, por lo que un cambio repentino a la situación de pleno empleo puede resultar chocante para los trabajadores acostumbrados a la flexibilidad y la reducida obligación fiscal que conlleva ser contratista.

La nueva versión de la IR35 desplaza, en cierta medida, la responsabilidad de la clasificación del contratista a la empresa contratante; sin embargo, los contratistas deben mantenerse al corriente de su propia situación y estatus, para que los cambios no les sorprendan. Cualquier cambio en la situación laboral afectará, por supuesto, a la sociedad limitada del contratista o a cualquier relación contractual con una empresa de nóminas "paraguas" de terceros.

¿Cómo afecta el IR35 a empresas y empresarios?

La mayor repercusión de la IR35 en el sector privado ha sido que la evaluación de la condición de trabajador IR35 ha pasado a ser responsabilidad plena del empresario.

Todas las empresas del Reino Unido, salvo las "pequeñas", están sujetas a la legislación IR35 y, por lo tanto, se les aconseja que contraten el apoyo adecuado para ayudarles a evaluar correctamente su plantilla, tanto ahora como en el futuro. Deben contar con los procedimientos internos adecuados para garantizar que se establecen los contratos y las nóminas correctos, al tiempo que gestionan las expectativas de sus trabajadores.

Nota: La Agencia Tributaria define una empresa "pequeña" como aquella que no tiene más de 50 empleados, cuyo volumen de negocios anual no supera los 10,2 millones de libras esterlinas y cuyo balance general no supera los 5,1 millones de libras esterlinas.

Las empresas deben ser cautelosas a la hora de incluir a todos los contratistas en el IR35: la legislación es compleja. Cada caso requiere un examen exhaustivo, y este tipo de acción puede dar lugar a que los contratistas paguen impuestos a nivel de empleado sin los derechos laborales que les corresponden a cambio.

Casos prácticos: Cómo ha afectado el IR35 a las empresas

Desde los cambios en el IR35 introducidos en 2017 y 2021, numerosas empresas de los sectores público y privado han tenido que pagar grandes sumas de dinero a HMRC para compensar las cotizaciones fiscales atrasadas que se han dejado de pagar como resultado de clasificar incorrectamente a los empleados como contratistas.

Tomemos, por ejemplo, estas facturas emitidas por HMRC a organismos públicos como el Ministerio del Interior:

• Factura de 29,5 millones de libras al Ministerio del Interior por clasificar incorrectamente a empleados considerados "fuera de la IR35".
• Factura de 87,9 millones de libras esterlinas al Departamento de Trabajo y Pensiones (DWP) por errores históricos de clasificación y responsabilidad por impuestos y NIC que faltan, más intereses, para los años 2017-2021.
• Una factura de 12,5 millones de libras al Ministerio de Justicia por un importe similar.

Si se descubre que se ha evaluado incorrectamente a los contratistas como "fuera del IR35", cuando en realidad deberían considerarse empleados, HMRC puede utilizar el IR35 para penalizar a las empresas públicas y privadas con el pago de impuestos atrasados y contribuciones NI, así como multas a menudo cuantiosas. Esta es una de las muchas razones por las que es imperativo que las empresas estén al tanto del IR35.

¿Cómo afecta la IR35 a los intermediarios de contratación?

A partir de abril de 2021, las obligaciones fiscales pasarán de recaer en el trabajador a recaer en quien pague los honorarios, es decir, en algunos casos, en las agencias de contratación. Esto ha provocado cierta controversia porque, aunque el cliente final o la parte contratante (también conocido como el empleador) sigue siendo responsable de evaluar el estatus IR35, las agencias de contratación o las organizaciones que pagan los honorarios podrían seguir siendo responsables de facturas fiscales muy elevadas si los clientes finales toman decisiones IR35 descuidadas.

La HMRC ha declarado que si existen pruebas de un comportamiento negligente por parte de los clientes finales, éstos también podrían ser sancionados. Por lo tanto, es imperativo que los trabajadores, los terceros, los reclutadores y los clientes finales trabajen juntos y mantengan líneas de comunicación abiertas y constantes para garantizar una toma de decisiones correcta cuando se trate de la evaluación IR35.

¿Cuál es el futuro de la IR35?

Durante un tiempo, en 2022 parecía que el Gobierno de la ex primera ministra Liz Truss derogaría, o al menos trataría de reevaluar, los cambios introducidos en la legislación IR35 en 2017 y 2021. La complejidad del lenguaje legislativo, combinada con los efectos negativos de la IR35 en la mano de obra contratista del Reino Unido, parecía hacer necesaria una derogación.

Sin embargo, el retroceso de la legislación IR35 nunca llegó, y en octubre de 2022 el Ministro de Hacienda Jeremy Hunt declaró que las reformas de 2017 y 2021 estaban aquí para quedarse.

Por ahora, y en el futuro previsible, tanto los contratistas como las agencias de contratación y los empleadores de los clientes finales deben asegurarse de que entienden perfectamente la IR35 y de que saben cómo evaluar el estatus de empleado, ya sea para ellos mismos o para los contratistas que contratan. Esto se aplica también a las "pequeñas" empresas, a las que la HMRC puede tratar de retirar la exención de la IR35.

Cómo cumplir el IR35 de forma segura como contratista, arrendador o intermediario

La legislación IR35 trata de evitar el incumplimiento y las prácticas turbias asociadas con respecto a la fiscalidad del empleo, y a pesar de sus complejidades o defectos percibidos debe cumplirse cuidadosamente.

Cualquier organización que contrate a trabajadores del Reino Unido debería conocer a fondo las nuevas normas IR35 y asegurarse de que sus clasificaciones y procesos internos cumplen la ley al pie de la letra.

Los contratistas que operan a través de un tercero intermediario o a través de su propia empresa de servicios personales deben hacer lo mismo. La naturaleza de su(s) relación(es) con los clientes puede afectar directamente a su salario neto, así como a su derecho a las protecciones y prestaciones de los empleados, dependiendo de si se considera "dentro" o "fuera" de la IR35.

El apoyo adecuado es vital - para obtener asesoramiento sobre lo que IR35 podría significar para usted o las circunstancias específicas de sus trabajadores, póngase en contacto con un experto en nóminas Mauve hoy a través de la formulario de contacto.