Reubicación internacional de empleados: Cómo redactar una política de reubicación

Los trabajadores que están dispuestos y son capaces de trasladarse al extranjero para trabajar constituyen un subsector de las empresas internacionales conocido como "mano de obra móvil global". Se cree que en 2024 al menos el 42 % de la reserva mundial de talento tendrá movilidad global, y que los millennials representarán alrededor del 75 % de estos trabajadores.

El trabajo a distancia e internacional ofrece a los empleadores -con una perspectiva global- innumerables ventajas sobre sus competidores, desde el acceso a nuevos mercados y el conocimiento de diversas tendencias de consumo, hasta la ampliación de la reserva de talentos y el trabajo las 24 horas del día o asíncrono.

Pero para aprovechar las ventajas que aporta la reubicación internacional de empleados, las empresas de todos los tamaños deben contar con una estrategia de movilidad global completa, clara, conforme a las normas y rentable, cuyo núcleo sea una política de reubicación internacional de calidad.

¿Qué es una política de reubicación internacional?

Una política de reubicación internacional está diseñada para facilitar el traslado de sus empleados a nuevas regiones, oficinas o países, todo ello minimizando los posibles contratiempos y retos del traslado para evitar inconvenientes al empleado, y permitiéndole continuar su trabajo sin interrupciones.

Una política de recolocación global eficaz incorpora un cierto grado de flexibilidad para adaptarse a los distintos retos que plantea el traslado de empleados a distintos países. Al mismo tiempo, al igual que no hay dos empresas iguales, tampoco hay dos políticas de reubicación internacional de empleados iguales.

Lo que decida incluir en su política, así como la forma en que decida aplicarla, depende en última instancia de usted, en función de las diversas necesidades de sus empleados y de su destino.

Al fin y al cabo, una política de reubicación de calidad debe tener como núcleo central el deseo de apoyar a los empleados en cada paso del traslado, para garantizar su bienestar, satisfacción y retención, todo lo cual puede repercutir en la productividad de su plantilla y en los resultados de la empresa.

Explorar el propósito de una política de reubicación

Antes de discutir exactamente qué beneficios incluir en una política de reubicación internacional, tomemos un momento para considerar los objetivos centrales que su política debe tratar de cumplir.

• Defina quién es elegible: Su política debe dejar claro a todos los empleados de su empresa cuáles son los criterios de elegibilidad para acceder a las prestaciones de reubicación, es decir, ¿difieren las prestaciones en función del tiempo de servicio, la función dentro de la empresa o el destino de la reubicación?
• Definir las ventajas de la deslocalización: Una parte importante, pero a menudo olvidada, de cualquier política de reubicación internacional de éxito es su papel en el fomento de la movilidad global. Una política de reubicación debe exponer claramente las ventajas de las que pueden disfrutar los empleados que se presenten a una reubicación.
• Definir el apoyo disponible: Por supuesto, los empleados también deben sentirse seguros del apoyo del que disponen a lo largo del proceso de reubicación. Una gran parte de su política de reubicación debe dedicarse a definir los paquetes de apoyo y beneficios disponibles para quienes se trasladan.
• Instrucciones sobre cómo reclamar: su póliza también debe proporcionar a los empleados que se trasladan instrucciones claras sobre cómo reclamar las prestaciones y ayudas económicas disponibles y pertinentes para su traslado al extranjero.
• Defina las implicaciones fiscales de las prestaciones por traslado: La ayuda financiera ofrecida a los empleados que se trasladan puede tener varias implicaciones fiscales, dependiendo de las leyes de la autoridad fiscal que rija el destino de su empleado. Por ello, asegúrese de investigar y describir cómo afectarán los impuestos de los distintos países a las ventajas que ofrece su política de reubicación internacional.
• Establecer los derechos de los empleados: Una política de reubicación también debe ser legalmente hermética. Por ejemplo, ¿perderán los empleados su derecho a prestaciones por traslado en caso de despido o dimisión? ¿Estarán obligados los empleados a devolver cualquier ayuda económica recibida si deciden abandonar la empresa en un plazo determinado después de trasladarse?
• Resuma las limitaciones de la póliza: Si existen otras limitaciones en la póliza de reubicación internacional, como gastos no reembolsables que el empresario no cubrirá, deben indicarse claramente en la póliza de reubicación.

Qué incluir en su política de reubicación internacional: 10 elementos clave

Una vez identificados los beneficios y objetivos de una política global de reubicación internacional de empleados, podemos pasar a 10 de los elementos más comunes y eficaces que debe considerar incluir al redactar la suya. Una combinación de estos elementos, adaptada a las necesidades específicas de su empresa y de sus empleados, le ayudará a gestionar mejor su plantilla internacional.

1: Visados e inmigración

Uno de los aspectos más difíciles desde el punto de vista administrativo y mentalmente estresantes de cualquier traslado internacional de un empleado es, sin duda, el papeleo. Una política eficaz de reubicación corporativa debe proporcionar asistencia a los empleados y sus familias para obtener todos los permisos de trabajo y visados necesarios para facilitar su traslado al extranjero. Esto no sólo garantiza el cumplimiento legal de las leyes laborales y de inmigración del país de destino, sino que también minimiza el estrés de los empleados reubicados.

2: Viajes

Otra forma de facilitar el traslado de sus empleados es cubrir sus gastos de viaje, como el billete de avión, el billete de tren y los taxis hasta y desde la estación o el aeropuerto. Puede decidir en detalle qué partes de los posibles gastos de viaje de un empleado cubrirá su póliza de traslado, así como la forma en que los empleados deberán solicitar el reembolso. Por supuesto, puede optar por reservar todos los viajes en nombre de sus empleados, con lo que la mudanza no sólo será más asequible para ellos, sino también menos engorrosa.

3: Alojamiento

Cuando sus empleados lleguen a un nuevo país, necesitarán un lugar donde vivir. Dependiendo de la duración del traslado -que puede ser de seis meses o permanente-, su política debe indicar cómo ayudará la empresa a los empleados a encontrar alojamiento y durante cuánto tiempo.

Puede optar por organizar y pagar únicamente el alojamiento temporal hasta que el empleado trasladado encuentre su propio lugar donde alojarse o puede optar por pagar el alojamiento a largo plazo. Una vez más, estos detalles quedan a su entera discreción.

Sin embargo, independientemente de lo que decida pagar, siempre es importante ofrecer ayuda para encontrar alojamiento al otro lado.

4: Mudanza

Mudarse puede ser una pesadilla logística, por no hablar de lo caro que puede resultar, sobre todo si se trata de un nuevo país. Muchos empleadores optan por ayudar a agilizar el proceso de mudanza de sus empleados cubriendo los gastos de traslado de efectos personales y enseres domésticos al extranjero.

5: Compromiso comunitario

Trasladarse a otro país por motivos de trabajo es una cosa, pero integrarse en una nueva comunidad es algo totalmente distinto. Para ayudar a que el traslado internacional sea lo más fácil y gratificante posible para sus empleados, considere cómo su política de traslado podría ayudarles a relacionarse mejor con su nueva comunidad a su llegada.

6: Formación cultural y lingüística

Dependiendo del país al que traslade a sus empleados, puede haber barreras culturales y lingüísticas que superar para que se sientan cómodos y capaces en su nuevo lugar de trabajo. Ofrecer formación cultural y clases de idiomas a los empleados que se trasladan puede ayudarles a ser más productivos y permanentes en su nuevo entorno, con mayor rapidez.

7: Apoyo familiar

Los empleados con familiares directos o personas a su cargo querrán saber que sus seres queridos podrán acompañarles en su traslado al lugar de trabajo. Sin embargo, trasladar a cónyuges e hijos puede ser especialmente difícil, por lo que una política de reubicación de calidad debe ayudar a la familia del empleado a encontrar empleo y educación. También podría ofrecer algunas de las mismas prestaciones -como clases de idiomas y formación cultural- a los miembros de la familia para que vivan el traslado tan bien como el empleado.

8: Seguro de enfermedad

Muchos países del mundo ofrecen asistencia sanitaria y social gratuita a todos, como el Reino Unido, Dinamarca y Francia. Sin embargo, no siempre es así, y en países como EE.UU., por ejemplo, se exige un seguro médico para que la asistencia sanitaria sea asequible para el ciudadano medio. Su política de reubicación internacional debe describir los planes de seguro médico que está dispuesto a ofrecer, así como las regiones en las que los empleados podrán acogerse a estos planes.

9: Subsidio de traslado

Es casi un hecho que surgirán gastos adicionales durante el traslado, que no necesariamente se pueden prever o presupuestar con antelación. Ofrecer un estipendio de traslado para cubrir estos gastos adicionales puede ayudar a tranquilizar a sus empleados.

10: Medidas de apoyo adicionales

Hemos explorado los elementos más importantes que debe incluir al redactar su política de reubicación internacional de empleados, pero la verdad es que no hay fin a las formas que puede elegir para ayudar y apoyar a sus empleados durante el proceso de reubicación. A continuación encontrará una lista no exhaustiva de medidas de apoyo adicionales que puede optar por ofrecer:

• Proporcionar una guía para familiarizarse con cada país al que se traslada un empleado, incluidos, por ejemplo, los números de los servicios de emergencia, las empresas de alquiler de coches, los proveedores de servicios de guardería, etc.
• Conceder a los empleados tiempo libre a su llegada al nuevo país, durante el cual puedan familiarizarse con su nuevo entorno e instalarse en su nuevo hogar antes de reanudar el trabajo.
• Presentar a los empleados que se trasladan a otros miembros del equipo o contactos que pueda tener en su nuevo país.
• Realizar comprobaciones periódicas de RR. HH.. con los empleados reubicados a lo largo del proceso y durante un tiempo prudencial después (por ejemplo, de seis meses a un año).

6 pasos para diseñar un plan de reubicación empresarial que funcione tanto para usted como para sus empleados

1. Planifique con antelación: Tómese su tiempo para investigar primero y esbozar los objetivos de su política de reubicación internacional de empleados, haciendo distinciones para los distintos países que tiene o a los que planea expandirse.
2. Identifique a los actores clave: Determine qué personas de qué departamentos dirigirán la redacción de su política de reubicación internacional.
3. Redacte el marco de la política: Antes de redactar los detalles de su política, debe contar con un marco general que pueda pasar a sus principales interlocutores para que lo revisen.
4. Redacte la política utilizando un lenguaje claro y directo: Una vez redactado el primer borrador, asegúrese de utilizar un lenguaje conciso y directo. Es fundamental que su política demuestre claramente a los empleados las ventajas, los retos y el apoyo disponible para cualquier posible traslado.
5. Solicite opiniones, revise y mejore: Por último, le recomendamos que transmita el borrador de su política de reubicación a todas las partes interesadas y que utilice sus comentarios para revisar y mejorar el documento.
6. Finalice la política con la aprobación de todos los departamentos: Asegúrate de que todos los departamentos están de acuerdo con tu política y la han aprobado antes de ponerla en práctica.

Cómo maximizar la eficacia de su política de reubicación internacional con Mauve

Como habrá descubierto, no se puede subestimar la importancia de las políticas de reubicación internacional para el éxito de una empresa global. Además, los elementos que intervienen en la creación de estas políticas son numerosos y pueden adoptar formas muy diferentes en función de la empresa, el empleado que se traslada y la región a la que se traslada.

Para minimizar los riesgos de incumplimiento de la legislación fiscal y laboral internacional, al tiempo que maximiza la rentabilidad de su política de reubicación internacional y la satisfacción de sus empleados, es muy recomendable asociarse con un socio de soluciones empresariales globales.

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