Ventajas de la externalización de nóminas para las empresas internacionales

¿Qué es el tratamiento internacional de nóminas?

La nómina de una empresa es la lista completa de sus empleados y la información necesaria para pagarles, como su salario anual, ciclo de pago, función dentro de la empresa, historial de sus retribuciones, documentación relativa a las obligaciones fiscales, etc.

El procesamiento de nóminas se refiere a las personas y prácticas encargadas de realizar estos pagos a los empleados. Debido a la naturaleza compleja y a menudo complicada de la tarea, las nóminas suelen subcontratarse a terceros.

La nómina internacional, o nómina global, describe el procesamiento de la nómina que opera a través de las fronteras, y a menudo a través de una variedad de jurisdicciones diferentes, cada una con su propio conjunto de normas y reglamentos que rigen los salarios de los empleados y los impuestos.

La externalización de las nóminas internacionales le libera de la responsabilidad de estos procesos. Procesos que normalmente pueden incluir:

• Creación, administración y gestión de hojas de horas precisaspara empleados no asalariados, así como información salarial precisa para empleados asalariados.
• Efectuar las deducciones correctas de las nóminas mensuales de los empleados, como las cotizaciones a la pensión, los reembolsos de préstamos estudiantiles o las cotizaciones a la seguridad social.
• Retener el impuesto sobre la renta en nombre de sus empleados, así como organizar o igualar cualquier otra contribución fiscal que usted, como empresario, deba realizar.
• Mantener un registro exacto y accesible de las nóminas y presentar estos registros a las autoridades competentes a su debido tiempo.
• Pagar a los empleados a tiempo, siempre, utilizando el método de pago acordado en los contratos de sus empleados, por ejemplo, mediante depósito directo, domiciliación bancaria, cheque, etc.
• Redistribuir las partes correctas de los salarios de los empleados que deben realizar pagos regulares de manutención de los hijos, pensiones alimenticias y similares.

¿Qué es la externalización de nóminas para empresas globales?

Según una reciente encuesta de Deloitte sobre nóminas globales y Comparación Salarial, al menos el 73% de las organizaciones externalizan algún aspecto de las nóminas, tanto a escala local como internacional. La externalización de las nóminas se produce cuando una empresa contrata a un tercero para que asuma la totalidad o parte del procesamiento de sus nóminas, una medida que puede resultar especialmente inteligente en situaciones de expansión empresarial internacional.

La externalización de las nóminas puede recaer en un contable o empresa de contabilidad, o en un especialista global en nóminas con décadas de experiencia navegando por las complejidades del cumplimiento internacional de las nóminas. Las empresas pueden elegir entre confiar todo el proceso de nóminas a terceros, lo que se denomina "externalización", o solo una parte del proceso, lo que se llamaría "externalización conjunta".

A continuación, hemos profundizado en algunos de los procesos fundamentales de la nómina internacional que podrían considerarse parte de su paquete de externalización de la nómina.

Gestión de las nóminas de los empleados

Cada nuevo empleado, tanto local como extranjero, debe inscribirse primero en la nómina de su empresa. Este proceso incluye garantizar la claridad del pago en el contrato del empleado o contratista independiente, recopilar toda la información personal necesaria para procesar su pago e integrar esta nueva cuenta en el software de nóminas que utilice su empresa.

Pagar a los empleados en el extranjero

Las empresas que se expanden a través de las fronteras a menudo deben considerar la contratación de talento local para facilitar sus operaciones internacionales. La normativa en materia de nóminas varía en función del país en el que se opere y, como tal, un aspecto fundamental del procesamiento internacional de nóminas es garantizar su cumplimiento independientemente de la jurisdicción. Las leyes tienden a ser más estrictas, o al menos a estar claramente definidas, en lo que respecta al pago a empleados en el extranjero frente al trato con contratistas independientes.

Pagar a los contratistas independientes

Dependiendo de la naturaleza de la expansión de su empresa, puede optar por contratar los servicios de contratistas independientes que trabajen a distancia. En esta situación, un procesamiento de nóminas preciso y transparente desempeña un papel importante para ayudarle a evitar la clasificación errónea de los empleados, así como para garantizar que sus trabajadores remotos reciban una remuneración justa.

Gestión de medios de pago

El método de pago a sus empleados puede variar considerablemente de una empresa a otra. Cuando se cruzan fronteras y se entra en mercados laborales extranjeros, la cuestión puede complicarse aún más. El procesamiento internacional de nóminas abarca la configuración de varios métodos de pago deseados tanto para la empresa como para sus empleados. En un contexto global, esto incluirá factores como la moneda de pago.

Retenciones fiscales internacionales y cotizaciones empresariales/empleados

Los empresarios suelen estar obligados por ley a retener determinados porcentajes del salario de sus empleados en concepto de impuestos. Estos porcentajes pueden variar sustancialmente según el país de que se trate.

Además, es posible que haya que pagar otras cotizaciones a las autoridades fiscales locales, así como a servicios privados y públicos, como planes de pensiones, seguros de enfermedad y seguros nacionales. La responsabilidad del empresario o del trabajador depende del país o la región, al igual que las cuantías.

Un equipo global de procesamiento de nóminas debe garantizar el pleno cumplimiento de la legislación fiscal en cada una de las jurisdicciones en las que opera la empresa.

Cumplimiento de la normativa sobre nóminas en el extranjero:^decimotercer mes y más

A la hora de dar de alta en nómina a nuevos empleados, es importante conocer las costumbres salariales y los ciclos de pago locales, que pueden diferir de aquellos con los que su empresa está acostumbrada a tratar. Por ejemplo, en muchos países de América Central y del Sur, así como en muchos países de Asia, es una práctica común (si no está consagrada legalmente) pagar a los empleados el^decimotercer mes de salario. Este es sólo un ejemplo de las muchas responsabilidades únicas de las que puede liberar a su empresa externalizando la nómina global.

Gestión de declaraciones y formularios fiscales de fin de año

No importa en qué parte del mundo se encuentre: hay que declarar impuestos. En algunos países, como el Reino Unido por ejemplo, la forma de presentar los impuestos de su empresa y sus empleados está cambiando: pronto será obligatorio presentar los impuestos cada trimestre, en lugar de anualmente. Los formularios que debe rellenar para sus empleados, así como las declaraciones que debe hacer y con qué frecuencia, dependen de las jurisdicciones en las que opere. El procesamiento internacional de nóminas debe garantizar el cumplimiento de una serie de plazos fiscales de final de año.

Las 6 principales ventajas de externalizar la nómina internacional

Dependiendo del tamaño de su empresa, es muy posible que ya disponga de un equipo especializado en nóminas. Incluso las empresas más pequeñas suelen subcontratar las nóminas a un contable. Tal vez se pregunte: ¿Por qué externalizar las nóminas? ¿Qué podría hacer por mi empresa la externalización de las nóminas globales a un tercero que no puedan hacer ya mis procesos de nóminas actuales?

A continuación, analizamos 6 ventajas clave que podrían explicar mejor el valor excepcional de la externalización de nóminas para las empresas que desean expandirse internacionalmente.

Ventaja 1: Ahorro de dinero

Uno de los principales atractivos de la externalización de las nóminas es su rentabilidad. Los costes de la gestión interna de nóminas a escala mundial pueden acumularse rápidamente, ya que exigen que todo el equipo domine la legislación fiscal y la cultura salarial internacionales, la adquisición y el mantenimiento de costosos sistemas y programas informáticos de nóminas, y una amplia formación en nóminas para garantizar que los empleados no cometan errores costosos.

Contratar la ayuda de un proveedor externo de nóminas puede reducir a menudo sus gastos, permitiéndole redirigir fondos a otras áreas de la empresa. La externalización de las nóminas resulta especialmente rentable para las empresas que operan en varios países con una miríada de obligaciones diferentes en materia de nóminas.

Ventaja 2: Ahorro de tiempo

Mediante la externalización de las nóminas, los empresarios pueden reconvertir su tiempo, su esfuerzo y su atención en otras iniciativas más rentables que les ayuden a hacer crecer su negocio. El tiempo ahorrado es especialmente útil durante la expansión internacional, ya que son muchos los engranajes que giran. Externalizar la nómina global significa más tiempo para dedicar a actividades generadoras de ingresos.

Ventaja 3: Minimizar los errores

Llegados a este punto, es de esperar que los entresijos de las nóminas globales hayan quedado suficientemente claros. El potencial de error humano es grande cuando se depende de un equipo interno para calcular, registrar y procesar las nóminas de una plantilla repartida por todo el mundo. Y lo que es más importante, los errores cometidos en las nóminas globales pueden afectar al cumplimiento de la normativa, cuyo incumplimiento puede dar lugar a cuantiosas multas y otras sanciones económicas. Un tercero formado, con experiencia en nóminas globales, tiempo para dedicarse a sus necesidades y acceso al software de nóminas más reciente, puede automatizar muchos de estos procesos para minimizar el riesgo de errores.

Ventaja 4: Cumplir la normativa en múltiples jurisdicciones

Desde la legislación laboral internacional hasta los impuestos, el cumplimiento de la normativa es clave para el éxito de las expansiones en el extranjero. Además de la jerga jurídica que rodea a gran parte de la literatura normativa que su equipo interno de nóminas tendría que dominar, el mero número de estas normas puede resultar excesivo incluso para un miembro experimentado del personal. Al contratar los servicios de un proveedor global de nóminas, tendrá acceso instantáneo a conocimientos especializados y a un equipo internacional de expertos con conocimientos locales de primera mano de las distintas jurisdicciones, lo que facilita el cumplimiento de la normativa y, mejor aún, lo libera de estrés.

Ventaja 5: Facilitar la gestión estratégica de los recursos humanos

La gestión estratégica de los recursos humanos (SHRM) ayuda a las empresas a alcanzar sus objetivos a largo plazo consiguiendo que las personas adecuadas ocupen los puestos adecuados, por el dinero adecuado, en el momento adecuado y en el lugar adecuado. El cálculo de nóminas desempeña un papel importante a la hora de atraer a las personas adecuadas cuando se las necesita y, como tal, se le deben dar todas las oportunidades para sobresalir. Un equipo interno de nóminas sobrecargado de trabajo que se ocupa de cuestiones de cumplimiento global y de satisfacer las muchas otras necesidades de una plantilla remota, puede no tener tiempo para crear el tipo de paquetes de beneficios necesarios para atraer a los mejores talentos. En cambio, un proveedor de soluciones de nóminas de confianza sí podría hacerlo.

Ventaja 6: Acceso a la tecnología más avanzada

Por último, cabe señalar que el procesamiento global de nóminas requiere sistemas de calidad para funcionar con fluidez y eficacia. Estos sistemas, respaldados por los programas informáticos más avanzados, pueden tener un coste prohibitivo para las mipymes y no resultar rentables si las personas que los utilizan no están plenamente formadas o equipadas para sacarles el máximo partido.

Nóminas Internacionales Los expertos en nóminas suelen disponer ya de la última y mejor tecnología en nóminas, que pueden utilizar para agilizar las necesidades internacionales de nóminas de su empresa sin que usted tenga que pagar la factura. Además, como estos terceros manejan la información confidencial de miles de personas en todo el mundo, sus sistemas de seguridad deben ser de última generación. Mejorar la seguridad en torno a la información de sus propios empleados es otra ventaja potencial de la externalización de las nóminas.

Recapitulación: ¿Por qué externalizar las nóminas?

La externalización de las nóminas le quita una gran presión de encima, especialmente cuando se enmarca en el contexto de la expansión internacional del negocio. Navegar por el siempre cambiante panorama normativo del cumplimiento global, los impuestos y la incorporación de empleados remotos puede poner tensiones innecesarias incluso en las empresas más grandes y con más experiencia, lo que lleva a errores costosos, sanciones financieras, mala retención de empleados y falta de tiempo para dedicar a actividades generadoras de ingresos.

Mediante la externalización internacional de las nóminas, puede reducir drásticamente sus costes internos y reorientar el tiempo, los recursos y el poder de los empleados ahorrados hacia asuntos más urgentes para el crecimiento de su empresa. Además, puede estar seguro de que su empresa cumplirá la normativa en todas las jurisdicciones en las que opera actualmente y en las que tiene previsto expandirse. Con el asesoramiento de expertos y la última tecnología a su disposición, también maximizará el rendimiento potencial de su inversión en nóminas globales, lo que le ayudará a atraer a los mejores talentos de todo el mundo.

Obtenga más información sobre lo que la externalización global de nóminas puede hacer por usted y comience hoy mismo su viaje hacia una expansión internacional más eficaz, conforme a las normas y menos estresante.