Externalización de las prestaciones globales de nómina

El mundo moderno ofrece muchas posibilidades para que las empresas mejoren su eficiencia: la externalización es una de ellas. No sólo puede ahorrarle tiempo, dinero y estrés, sino que también le da acceso a los conocimientos de expertos. Un ejemplo habitual es la externalización de las nóminas: el 38% de las empresas optan por externalizar sus nóminas en cierta medida.

Trabajar con un proveedor de servicios externo es una forma estupenda de gestionar sus responsabilidades en materia de nóminas. Ellos se encargarán de tareas como el cálculo de salarios, las obligaciones fiscales y los pagos. Además, contarán con un equipo de expertos dispuestos a ayudarte con cualquier duda que puedas tener.

En este blog, analizaremos las principales ventajas de externalizar las nóminas, los riesgos y cómo mitigarlos, así como la forma de saber cuándo ha llegado el momento de plantearse la externalización de las nóminas.

¿Qué significa externalizar las nóminas?

La externalización de las nóminas es la práctica de trabajar con una empresa externa para gestionar los pagos de su plantilla. Un proveedor global de nóminas puede agilizar la eficiencia de la empresa asumiendo el control de varias de sus tareas relacionadas con las nóminas, entre ellas:

• Garantizar que los pagos se realizan para evitar problemas legales y de cumplimiento de la normativa
• Cálculo y gestión de los salarios y prestaciones de los empleados
• Tramitación de asuntos fiscales
• Garantizar que los empleados reciben sus pagos a tiempo

Externalizar estas tareas a expertos en la materia ofrece numerosas ventajas, entre ellas un enorme ahorro de tiempo. Asimismo, la externalización de las nóminas puede ahorrar costes y aumentar el cumplimiento de la normativa laboral y fiscal. En general, la externalización de las nóminas libera al personal de la empresa para concentrarse en tareas empresariales más rentables, como las relacionadas con Expansión Global de Negocios.

¿Cómo funciona la externalización de nóminas?

Una vez que haya decidido trabajar con un proveedor de nóminas subcontratado, llegará a un acuerdo sobre los procesos y servicios exactos implicados.

Un primer paso crucial es decidir cómo y cuándo va a facilitar la información de su nómina. Para ponerse en marcha, tendrá que compartir algunos datos esenciales de los empleados, entre ellos:

• Nombres de todos los trabajadores
• Información salarial
• Cualquier tarifa diaria u horaria por horas extraordinarias
• Derechos de vacaciones
• Información sobre gastos
• Fichas y horarios de trabajo del personal.

Es posible que también tenga que incluir otros datos que intervienen en el cálculo de los pagos de su empresa. Muchos de estos datos se clasifican como sensibles e identificables, por lo que tendrá que protegerlos en todo momento. Esto incluye su propio almacenamiento de datos, en tránsito a su proveedor de nóminas subcontratado y sus sistemas. Suele ser una buena idea llegar a un acuerdo sobre protección de datos, seguridad y confidencialidad antes de firmar cualquier contrato.

A continuación, les facilitará sus procesos empresariales.

• ¿Con qué frecuencia cobran sus empleados?
• ¿Recibe cada miembro del personal los pagos en la misma fecha, o unos son diferentes de otros?
• ¿Quién puede dar el visto bueno a los pagos adicionales, como horas extraordinarias o gastos?

Esto ayudará a su proveedor a conocer su empresa y ofrecerle una experiencia lo más fluida posible.

Por último, piense en cualquier otro servicio que vaya a necesitar. Muchas empresas recurren a la externalización de nóminas simplemente para calcular los salarios y pagar al personal, pero otras incluyen cosas como informes de inteligencia empresarial y servicios de recursos humanos. Si necesita alguno de ellos, compruebe primero que su proveedor se los ofrece.

La transparencia es la mejor manera de empezar un acuerdo de externalización. Una vez que todas las partes comprenden sus responsabilidades y disponen de las herramientas que necesitan, se puede empezar a trabajar.

Externalización de las prestaciones salariales

Hay muchas razones por las que una empresa puede decidir externalizar sus procesos de nóminas. A continuación analizamos algunas de las principales ventajas de las que disfrutan las empresas grandes y pequeñas, nacionales e internacionales, que se asocian con un proveedor de externalización de nóminas.

Ahorra tiempo

Las ventajas de externalizar las nóminas ayudan a los empresarios y al personal clave a concentrarse en las tareas esenciales del día a día de la empresa. Las nóminas llevan tiempo, y eliminarlas de su lista de tareas (o de la de su personal) puede reportar muchos beneficios en otras áreas de la empresa. Puede dedicar más tiempo a buscar nuevos clientes potenciales, desarrollar productos o gestionar la estrategia de su empresa. Sea como sea, el tiempo ahorrado es una de las mayores ventajas de externalizar las nóminas.

Ahorro de costes

Muchos acuerdos de externalización de nóminas ayudan también a las empresas a ahorrar dinero en sus procesos de nóminas. Existen ventajas financieras obvias, como evitar la contratación de personal contable adicional, no tener que adquirir software de nóminas y no mantener ningún sistema de pagos. Pero también hay beneficios financieros ocultos, como la ventaja competitiva que se obtiene al dedicar el tiempo ahorrado a tareas más activamente rentables.

Nóminas exactas

Al externalizar, trabajará con proveedores expertos que le ayudarán a minimizar los errores. Esto se traduce en una menor probabilidad de que se produzcan errores de pago, incumplimientos de plazos o errores de cumplimiento. Sus contables y empleados estarán encantados de saber que las nóminas externalizadas son precisas y están actualizadas, y saber que las nóminas son correctas es esencial en una auditoría.

Cumplir la legislación local

Externalizar las nóminas también puede ayudarle a cumplir la normativa. Puede ser difícil comprender las normativas locales y los requisitos legales relativos a las nóminas, especialmente para las empresas que trabajan en varios países o que carecen de experiencia interna. Subcontratar los servicios de una organización con experiencia en el cumplimiento global de la normativa le garantiza el cumplimiento, ahorrándole estrés y evitando el riesgo de costosas multas y sanciones.

Satisfacción de los empleados

Las nóminas vienen inevitablemente acompañadas de preguntas. El personal de contabilidad y los directores necesitan conocer datos y cifras, mientras que los trabajadores pueden tener problemas con sus pagos individuales. Esto puede sobrecargar el tiempo del personal interno de nóminas, sobre todo si se trata de una sola persona. En cambio, un proveedor subcontratado puede responder a las consultas rápida y correctamente, manteniendo al personal contento y evitando retrasos.

Software y procesos avanzados

Es probable que su proveedor de nóminas externalizadas invierta en software y sistemas de última generación. Esto no sólo les ayudará a mantener toda la información correcta y actualizada, sino que también puede proporcionarle información sobre los patrones de pago o las finanzas de la empresa. También le proporcionará una excelente protección de los datos de sus empleados.

Integrar los datos con otros procesos empresariales

La agilización del proceso de nóminas puede repercutir en otras áreas de la empresa. Muchos optan por integrar los datos de las nóminas con los sistemas de recursos humanos o el software de control horario, mejorando así la colaboración entre departamentos. Esto ayuda a evitar errores en los datos y simplifica la elaboración y revisión de informes.

Agilizar los pagos internacionales

Las empresas con presencia en varios países pueden beneficiarse de un experto en nóminas globales externalizado. Los pagos al personal pueden hacerse en distintas divisas según la normativa local, lo que ayuda a ahorrar costes de transferencia de divisas y aumenta la satisfacción de los empleados. También puede ayudar a la hora de pagar a trabajadores extranjeros.

Retos de la externalización de nóminas y cómo superarlos

Como ocurre con cualquier cambio en la forma de hacer negocios, la externalización de las nóminas puede plantear algunos problemas. A continuación, analizamos los posibles riesgos de externalizar las nóminas y cómo mitigarlos.

Pérdida de control

La externalización de las nóminas puede restarle control sobre determinados servicios. Esto suele ser una ventaja: la externalización, por su propia naturaleza, significa que otra persona asume el control de un servicio en su nombre. Si le preocupa ceder el control de un proceso tan delicado como el de las nóminas a otra persona, compruebe que el acuerdo no afecta a ninguno de sus flujos de trabajo clave y le permite conservar la influencia donde usted quiera. Si necesita acceso instantáneo a las nóminas en cualquier momento, quizá tenga que acordar primero un sistema con su proveedor.

Transmisión de datos sensibles

Las nóminas contienen datos sensibles sobre los empleados. Dependiendo de su ubicación, puede estar sujeto a estrictas leyes de protección de datos y confidencialidad, así que asegúrese de que cualquier subcontratación las respeta. Tu proveedor de nóminas conocerá sus responsabilidades en el manejo de los datos, pero tú también tendrás que protegerlos en tu sistema y en tránsito.

Riesgos derivados de la falta de comunicación

Por último, los servicios de nómina externalizados son tan buenos como la comunicación entre el proveedor y el cliente. Tendrá que informarles de cualquier proceso, cambio o solicitud, ya que la falta de comunicación puede implicar errores en el cálculo de las nóminas. Una vez que esos canales de comunicación estén abiertos y establecidos, cualquier información necesaria podrá transmitirse con rapidez y eficacia. Para superar los posibles problemas de comunicación desde el principio, tómese su tiempo para buscar un proveedor de nóminas en el que pueda confiar.

¿Cuándo conviene externalizar las nóminas?

La externalización de las nóminas puede ayudar a agilizar los procesos de la mayoría de las empresas, especialmente las que tienen operaciones y empleados en el extranjero. Sin embargo, no siempre es fácil saber cuándo conviene externalizar las nóminas. Las empresas más pequeñas pueden pensar que aún no han alcanzado un tamaño en el que la externalización de las nóminas les beneficiaría, mientras que las empresas más grandes pueden ser reacias a transferir el control de las nóminas después de haberlas llevado a cabo internamente durante tanto tiempo. Sin embargo, como ya hemos analizado, la externalización de las nóminas puede beneficiar a empresas de cualquier tamaño y en casi cualquier fase de crecimiento.

A continuación, resumimos algunos de los indicadores que señalan cuándo la externalización de la nómina a un socio global de nóminas puede resultar más beneficiosa.

Su empresa carece de los recursos -financieros, tecnológicos o de personal- necesarios para gestionar las nóminas con eficiencia y eficacia.

Dependiendo del alcance de sus necesidades de nóminas, llevarlas a cabo internamente puede resultar agotador. Un cálculo de nóminas eficaz y conforme a la normativa exige un equipo financiero especializado con el presupuesto y la tecnología necesarios para llevar a cabo el proceso cumpliendo todos y cada uno de los requisitos legales. Las pequeñas empresas pueden carecer fácilmente de los recursos necesarios para gestionar sus propias nóminas con eficacia. Externalizar la gestión de nóminas a un socio especializado elimina por completo esta carga de recursos.

Ha sido sancionado por incumplimiento y/o pago tardío o incorrecto de impuestos

Según el IRS, el organismo regulador de los impuestos en Estados Unidos, el 40% de las pequeñas y medianas empresas incurren regularmente en sanciones económicas por declarar incorrectamente sus impuestos, con multas que rondan los 845 USD de media.

El cumplimiento de la normativa se convierte en un riesgo aún mayor para las empresas que operan o desean expandirse en el extranjero. Dado que las leyes que regulan el empleo y los impuestos varían enormemente de un país a otro y de un estado a otro, sólo los expertos en la materia están debidamente equipados para mantener el cumplimiento de la normativa en todo el proceso internacional de gestión de nóminas.

Siempre que el cumplimiento de la normativa sobre nóminas se convierta en un problema o desvíe una parte demasiado grande de los recursos de su empresa, le recomendamos que se ponga en contacto con un proveedor externo de nóminas.

Le resulta difícil cumplir los requisitos relativos a la seguridad de los datos y el mantenimiento de registros

Como ya se ha mencionado, las nóminas tratan directamente con información sensible, del tipo que requiere un estricto cumplimiento de las leyes de protección de datos, como la GDPR en el Reino Unido y la UE. Además, el procesamiento de nóminas sin riesgos requiere una contabilidad precisa, no solo por motivos de cumplimiento, sino también en términos de gestión del tiempo y transparencia entre empleado y empleador. Los proveedores externos de nóminas son los mejor equipados para mantener registros claros y conformes en su nombre.

Dedica a las nóminas un tiempo que podría emplear mejor en otros procesos.

Procesar las hojas de horas de sólo 100 empleados puede llevar a un miembro de su equipo financiero más de 10 horas al mes, por no mencionar el tiempo que usted y ellos dedican a todos los demás aspectos del proceso de nóminas mencionados anteriormente. La externalización de las nóminas libera este tiempo para que usted pueda dedicarlo a otros asuntos empresariales más urgentes o productivos. Si dedica más tiempo del que le gustaría a las nóminas, puede que haya llegado el momento de plantearse la externalización.

Su tasa de retención de empleados, especialmente entre los empleados remotos, podría mejorar.

Por último, cabe señalar que la forma y la eficacia con que se realizan las nóminas repercuten directamente en el nivel de satisfacción de los empleados. Los empleados quieren que se les pague de forma rápida y transparente, con acceso a toda la información que deseen sobre su paquete salarial. Esto es especialmente cierto en el caso de los empleados que trabajan a distancia y no pueden hablar en persona con sus equipos financieros o de RRHH.

La satisfacción y la retención de los empleados suelen estar directamente correlacionadas, lo que significa que si le preocupa la capacidad de su empresa para retener a los empleados, puede que sea el momento de plantearse externalizar las nóminas a un equipo que pueda llevarlas a cabo de forma más eficiente. El tiempo que recupere podrá dedicarlo a fomentar el compromiso y el bienestar de los empleados.

Trabajar con expertos

El cálculo de las nóminas puede ser un proceso que requiere mucho tiempo y que puede dar lugar a errores en las cifras, los plazos y el cumplimiento de las normas. Los errores cometidos pueden acarrear costosas multas y sanciones, por no hablar de una carga innecesaria para los recursos de la empresa.

Mediante la externalización de las nóminas, usted deja en manos de expertos el trabajo de procesamiento de nóminas, que consume mucho tiempo y recursos, liberándole para concentrarse en tareas que aportan a su empresa una ventaja más competitiva.

Si desea más información sobre los servicios de externalización de nóminas de Mauve, respaldados por más de 27 años de experiencia en el sector, póngase en contacto con nosotros hoy mismo.