Lo que debe saber sobre el pago de salarios a empleados extranjeros

El mundo del trabajo a distancia ha aportado a las empresas acceso a una fuente de talento global y una amplia selección de beneficios asociados, pero muchas desconocen los pormenores del pago de salarios a empleados en el extranjero. ¿Qué cambios deben hacer en las nóminas? ¿Necesitan crear una entidad internacional?

En una tendencia creciente, el 32% de las empresas contratan ahora en función de las cualificaciones y no de la proximidad a su oficina. Esto ha abierto oportunidades para que nuevos y actuales trabajadores vivan en el extranjero. A la hora de pagar a trabajadores remotos en el extranjero, las empresas deben planificar y gestionar sus nóminas internacionales para cumplir la legislación local, maximizar la eficiencia y proteger a sus empleados.

¿Qué opciones hay para pagar a los empleados en el extranjero?

En el mundo laboral actual, las empresas recurren al talento extranjero para aumentar las oportunidades de contratación, colmar las lagunas de cualificación y adelantarse a la competencia. Pero la nómina global puede plantear retos.

El aspecto más importante es el cumplimiento de la normativa. Hay que asegurarse de cumplir toda la legislación local y los procesos de incorporación de nóminas, ya que muchos países tienen leyes específicas que hay que conocer. Por ejemplo, en España los salarios anuales se dividen en 14 plazos, mientras que los empleados neerlandeses cobran un decimotercer mes al año.

El incumplimiento de estos requisitos puede acarrear graves sanciones. Entonces, ¿qué opciones hay para pagar a los empleados extranjeros?

Opción 1: Registrar una entidad jurídica local

La primera solución de nuestra lista es que una empresa registre una entidad jurídica local. En pocas palabras, abren una rama de su empresa en el país extranjero donde están establecidos los trabajadores.

Suele ser la opción más completa, pero no está exenta de complejidades. Suelen optar por ella las grandes empresas internacionales que desean contratar a muchos empleados en ese país, con los recursos necesarios para hacer frente a cualquier obstáculo administrativo que surja por el camino.

Una empresa que registre una entidad jurídica local tendrá que:

• Abrir cuentas bancarias en el nuevo país.
• Abra la entidad de acuerdo con todas las normas y reglamentos locales.
• Compruebe que el sistema de nóminas existente puede utilizarse en ese país y, si no es así, cree uno nuevo.
• Contratar personal local y dar de alta a los trabajadores nuevos y existentes en la nómina de la empresa.

Esta opción puede dar a las empresas una presencia permanente y establecida. Para las empresas que acaban de empezar a contratar en mercados extranjeros, es probable que esta opción resulte compleja. Esto es especialmente cierto si sólo pretende contratar a un pequeño número de empleados extranjeros en ese país. En ese caso, puede recurrir a un experto en expansión para que le oriente a nivel local.

Opción 2: Utilizar un Empleador de Registro

Para crear un equipo global sin complicaciones, muchas empresas recurren a un Empleador de Registro (EoR). Un EoR es un socio con una presencia establecida en muchos países. Cumplen la legislación laboral local e internacional y conocen los retos específicos de cada país. Al trabajar con un EoR, las empresas aprovechan los conocimientos locales de su nuevo socio en materia de legislación laboral, nóminas y cumplimiento de la normativa de RRHH.

El EoR puede emplear talento local en su nombre, lo que le permite contratar trabajadores a escala internacional antes de crear su propia entidad jurídica en ese país, si decide seguir ese camino. Sin necesidad de conocimientos locales, sin burocracia. Utilizar un EoR no sólo suele ser la opción más rápida y rentable, sino que también le da acceso a expertos locales que cumplen toda la normativa aplicable.

Opción 3: recurrir a contratistas independientes

La tercera opción es contratar a contratistas independientes en lugar de empleados a tiempo completo. Esta puede ser la solución más sencilla, si se dan las circunstancias adecuadas, ya que le permite acordar unos honorarios con un trabajador y pagarle por proyecto. Tenga cuidado de haber clasificado correctamente al trabajador: contratar empleados a tiempo completo como contratistas independientes puede tener graves consecuencias en muchos países.

Cuando se trabaja con contratistas, se obtiene flexibilidad a cambio de un control limitado. Es una buena opción para las pequeñas empresas que buscan trabajadores eventuales o poco frecuentes en el extranjero: no hay relación laboral, por lo que ambas partes tienen un mínimo de protección y un máximo de flexibilidad.

Cómo elegir el método de pago a empleados en el extranjero que más le conviene

Cada empresa tiene sus propias circunstancias y cada método de pago a los empleados en el extranjero tiene sus pros y sus contras. Conviene analizarlos detenidamente caso por caso.

• Abrir una entidad jurídica suele ser una gran opción para las grandes empresas que quieren establecerse en un país y contratar a muchos trabajadores. Diferentes países plantean diferentes retos, por lo que esto puede ser más fácil en algunos lugares que en otros. Debe considerarse como parte de un proyecto Expansión Global de Negocios más que una forma rápida de pagar a los empleados en el extranjero. Las empresas más pequeñas también pueden aprovechar las ventajas de abrir su propia entidad si utilizan los servicios de un proveedor de expansión global.
• Trabajar con un EoR puede beneficiar a las pequeñas y medianas empresas que desean contratar empleados internacionales, especialmente a las que carecen de los conocimientos o recursos locales necesarios para llevar a cabo las tareas administrativas necesarias. Sin embargo, puede ser adecuado para empresas de cualquier tamaño, dependiendo de las circunstancias. La asociación con Empleador de Registro es adecuada para las empresas que deseen contratar talentos en nuevos mercados y acceder a ellos, que busquen una incorporación rápida y que pretendan simplificar las cosas.
• El uso de contratistas independientes suele ser mejor para relaciones laborales muy ocasionales. Puede tratarse de un puesto temporal o autónomo, normalmente remunerado por días o por horas. Al contratar a contratistas, hay que tener cuidado de no caer accidentalmente en una relación que pudiera interpretar al trabajador como empleado a tiempo completo. Los distintos países tienen definiciones diferentes de qué tipo de relación, o qué tipo de trabajo, constituye una relación empleador-empleado, y las sanciones por desviarse de estas líneas pueden ser severas.

Cada uno de estos acuerdos impone diferentes responsabilidades a la empresa; por ello, es aconsejable obtener asesoramiento profesional antes de tomar una decisión.

Otras consideraciones a la hora de elegir cómo pagar a los trabajadores a distancia

Retenciones a cuenta para trabajadores extranjeros

La legislación fiscal varía de un lugar a otro. En algunos países, los empleados son responsables de declarar y pagar sus propios impuestos. En otros, la empresa está obligada a deducir y gestionar los impuestos antes de pagar a los empleados. Las cotizaciones empresariales pueden incluir el pago de impuestos, así como las aportaciones a seguros de asistencia sanitaria y bienestar y a planes de pensiones.

Tipos de cambio

Los tipos de cambio fluctúan a diario y pueden acabar costando a las empresas un capital innecesario en comisiones y pérdidas por tipo de cambio si no se presta mucha atención a estas fluctuaciones. Establecer una entidad local o trabajar con Empleador de Registro son dos formas de asegurarse de que puede pagar a los trabajadores en el extranjero en su moneda local, sin tener que preocuparse por el impacto de los tipos de cambio en sus finanzas o en las de ellos.

Traslado de empleados locales al extranjero

Tanto si decide establecerse usted mismo en el extranjero como si lo hace a través de una red internacional de entidades locales de Empleador de Registro, puede resultarle beneficioso trasladar a miembros de su equipo de la sede central para que colaboren en la expansión de la empresa.

Un factor clave que hay que tener en cuenta a la hora de decidir cómo seguir pagando a un empleado trasladado es si su salario -incluido cualquier paquete de prestaciones asociado- debe reevaluarse a la luz del coste de la vida en el país de destino. Se trata de una parte esencial del apoyo a los empleados durante el traslado.

Cómo pagar salarios a empleados en el extranjero en 5 sencillos pasos

La mejor manera de pagar a los trabajadores extranjeros depende de sus necesidades. Para crear la estructura adecuada, debes seguir estos pasos.

Paso 1: Decida su modelo de nómina internacional

¿Le conviene más una entidad jurídica, un EoR o un acuerdo con un contratista? Una vez que haya evaluado su modelo, tendrá una idea de cómo pagar a los empleados en el extranjero.

Paso 2: Clasifique correctamente a sus empleados

La clasificación errónea de los empleados puede acarrear fuertes sanciones, así que asegúrate de que cualquier acuerdo que establezcas con los empleados sea adecuado. Es especialmente importante hacerlo con los contratistas, ya que la legislación de muchos países, como la ley IR35 del Reino Unido, distingue claramente entre contratistas y empleados.

Paso 3: Elegir un método de pago

Hay varias formas de pagar físicamente los salarios a los empleados en el extranjero, desde transferencias bancarias internacionales y transacciones de PayPal hasta la realización de nóminas a través de una entidad local. El método que elijas debe ser un reflejo tanto de las capacidades de tu empresa como del cumplimiento de la legislación laboral y fiscal local, y de lo que mejor funcione para el trabajador que recibe su paga.

Paso 4: Cuide de sus empleados

El bienestar de sus empleados en el extranjero es siempre primordial. Asegúrese de que reciben los pagos correctamente y a tiempo. Comunique siempre con claridad cualquier cambio en sus expectativas: si están descontentos o peor de lo que estarían en la nómina de su país de origen, es posible que empiecen a buscar en otra parte.

Paso 5: Garantizar el cumplimiento permanente de la legislación local

Una vez establecido su plan, debe seguir cumpliendo de forma continuada todas las leyes fiscales y laborales locales. Cuando pague a empleados internacionales, esté siempre atento a cualquier novedad en la legislación laboral local y ajuste sus procesos de nómina en consecuencia.

¿Cuáles son las ventajas de trabajar con empleados extranjeros?

Dadas las evidentes complejidades de pagar salarios a empleados en el extranjero, quizá se pregunte si merece la pena. Antes de terminar nuestro artículo, echemos un rápido vistazo a algunos de los principales beneficios potenciales asociados a la ampliación de su plantilla en el extranjero.

• La contratación de empleados en el extranjero puede proporcionar a las empresas acceso a nuevos mercados hasta ahora inexplorados.
• Los empleados extranjeros pueden tener conocimientos y experiencia locales que no están al alcance de la actual reserva de talentos de su empresa.
• La subcontratación de mano de obra a otros países puede ayudar a reducir los costes salariales, creando una mano de obra más rentable.
• Las empresas que abren su proceso de contratación a escala internacional acceden a una reserva mundial de talento, que puede ofrecer una calidad de candidatos superior a la media.
• El aumento de la diversidad en la mano de obra, si va unido a la inclusión y la igualdad, puede beneficiar a la productividad y la creatividad de una empresa.

En revisión: Simplifique el proceso de pago de nóminas en el extranjero asociándose con un EoR

A la hora de pagar salarios a empleados en el extranjero, tiene varias opciones. Si se dan las condiciones adecuadas, puede abrir una entidad jurídica en ese país, trabajar con un socio local experimentado o recurrir a contratistas. Las empresas que deseen ampliar su equipo internacional sin complicaciones deberían considerar la posibilidad de externalizar sus operaciones de pago de nóminas a una empresa establecida Empleador de Registro. Póngase en contacto con Mauve Group hoy mismo para obtener más información sobre cómo pagar a los empleados en el extranjero de forma sencilla, rápida, conforme a las normas y rentable.