Un Agente de Registro (AoR) para los negocios internacionales

La explosión de la economía colaborativa en los últimos años, acelerada por la cultura laboral de la era pospandémica, ha introducido una serie de cambios clave en la forma de hacer negocios a nivel internacional en 2024, lo que hace que el trabajo de un Agente de Registro sea aún más importante.

De hecho, el 12 % del mercado laboral mundial está compuesto actualmente por autónomos y contratistas independientes, mientras que un porcentaje récord del 43-46 % de los profesionales de la Generación Z y los Millennials en Estados Unidos se identifican como autónomos.

No se pueden exagerar las ventajas de trabajar con contratistas independientes en el extranjero: desde el acceso casi instantáneo a una reserva mundial de talentos expertos en áreas especializadas, hasta la mejora de la rentabilidad de sus operaciones y el acceso a nuevos mercados hasta ahora inexplorados.

Y, sin embargo, dado el rápido ritmo de evolución tanto de la cultura laboral como de las normas internacionales de derecho laboral y fiscal, la contratación de contratistas independientes en el extranjero puede plantear retos y riesgos financieros, jurídicos y de reputación potencialmente prohibitivos.

En este artículo, definimos el papel de un Agente de Registro (AoR) en comparación con las responsabilidades más familiares de un Empleador de Registro (EoR). Hablamos de la importancia de contratar los servicios de un AoR para lograr una expansión empresarial conforme a las normas, y explicamos cómo un Agente de Registro puede ayudarle a salvaguardar sus prácticas empresariales de cara al futuro.

¿Qué es un Agente de Registro?

Un Agente de Registro asume la responsabilidad en nombre de su empresa de la clasificación, contratación, incorporación y pago de los contratistas independientes que viven en el extranjero.

Trabajar con un AoR mitiga los diversos riesgos asociados a la contratación de contratistas independientes en el extranjero, para que su empresa pueda disfrutar de las ventajas de contratar expertos autónomos sin riesgos.

Cada jurisdicción legal independiente del mundo -países, estados, regiones autónomas, territorios o provincias- tiene sus propias normas que rigen la clasificación de los empleados a tiempo completo y parcial frente a los contratistas. Esto hace que navegar por los matices de estas distinciones, a efectos de cumplimiento internacional, sea una especie de campo de minas. Un AR le libera de la responsabilidad del cumplimiento de la normativa.

Explorar las responsabilidades de un AdR

Muchos Agents of Record ofrecen soluciones adicionales de expansión empresarial para ayudarle a expandirse internacionalmente de una manera conforme y rentable. Sin embargo, las responsabilidades del socio que elija abarcarán probablemente seis tareas clave.

1) Clasificación de los contratistas

Sin lugar a dudas, la responsabilidad más importante asumida por un agente es garantizar la clasificación adecuada y conforme de cualquier contratista que decida contratar. La clasificación de los trabajadores es cada vez más importante en la economía colaborativa para preservar y proteger los derechos tanto del empleador como del trabajador.

Normalmente es responsabilidad del empresario definir correctamente a cada trabajador con el que contrata como "empleado" o "contratista independiente", aunque las definiciones de cada uno pueden variar de un país a otro. Un Agent of Record te quita esta responsabilidad de las manos y, como tal, debe tener la formación jurídica y los conocimientos necesarios para garantizar una clasificación sin fisuras.

2) Cumplimiento de la legislación laboral por parte de los contratistas

Del mismo modo, la legislación laboral local e internacional que rige los derechos de los contratistas independientes puede variar de un lugar a otro. Por ejemplo, el lenguaje jurídico de los contratos que ofrezca a los contratistas (también conocidos como trabajadores autónomos o trabajadores 1099) debe ajustarse a la legislación del país de residencia del trabajador. Un AoR puede ayudarle a asegurarse de que cada contrato que ofrece a un autónomo cumple al 100% la legislación laboral local.

3) Incorporación de contratistas

A la hora de dar de alta a contratistas independientes, hay una serie de documentos clave que debe obtener del trabajador autónomo para ayudarle con su clasificación, pago y mucho más.

Entre ellos se incluyen los datos bancarios, personales, de la seguridad social y fiscales del contratista, por nombrar algunos. Un Agente de Registro le ayudará a reunir estos documentos e incluso puede ofrecerle servicios adicionales de incorporación, como la comprobación de antecedentes y la revisión de referencias.

4) Comunicación con el contratista

Otra de las principales responsabilidades del agente elegido es actuar como intermediario entre usted y sus contratistas. Un AoR no solo puede ayudarle en la comunicación con su equipo de autónomos, sino que seguirá garantizando el cumplimiento a medida que se desarrollen sus relaciones.

Por ejemplo, si desea seguir trabajando con un contratista tras la finalización de su contrato inicial, un Agente puede garantizar que esta evolución no se desvíe hacia el territorio de una relación empleador-empleado.

5) Pago al contratista

La forma en que se paga a los contratistas independientes internacionales también es importante y difícil. Externalizar las nóminas a un Agente de Registro garantiza que los contratistas reciban un pago justo, puntual, mediante un método de pago rentable y de conformidad con la legislación laboral y, lo que es más importante, fiscal de la jurisdicción de residencia del autónomo. El cumplimiento de estas normas puede ahorrarle costes incalculables en honorarios de abogados y sanciones económicas.

6) Mitigación de riesgos

Una última responsabilidad general del AR es minimizar y, en última instancia, mitigar los numerosos riesgos a los que se enfrenta al contratar los servicios de contratistas independientes en el extranjero.

Además de los riesgos de clasificación errónea de empleados, más las leyes fiscales y laborales, trabajar con un AoR también puede ayudar a proteger su reputación corporativa y de marca internacional garantizando un trato justo y transparente a los trabajadores.

Tareas ajenas a la responsabilidad del Agente de Registro

Antes de pasar a discutir las diferencias entre un Agente y un Empleador de Registro, es importante señalar que un AoR no asume la responsabilidad total de la contratación de contratistas. Como empleador, usted seguirá a cargo de los elementos de la relación clave para el éxito de sus proyectos.

• Contratación: Aunque los AoR ayudan con la incorporación y la verificación de los contratistas, la responsabilidad de buscar y contratar autónomos sigue siendo suya.
• Gestión de Proyectos: Del mismo modo, aunque un Agente puede agilizar la comunicación entre la empresa y sus contratistas, usted es responsable de supervisar los proyectos que asigna a cada uno.
• Auditoría: Por último, las auditorías de los autónomos suelen correr a cargo del empleador y no del AdR.

Las principales diferencias entre un Agente de Registro (AoR) y Empleador de Registro (EoR)

Es muy posible que muchos de los que lean esto hayan oído hablar antes de un Empleador de Registro (EoR). Mientras que un Agente Registrado asume la responsabilidad de la contratación de servicios por cuenta propia, un Empleador de Registro asume la responsabilidad de la contratación de empleados a tiempo completo y parcial, especialmente los que viven en el extranjero. A continuación, comparamos ambos.

¿Por qué es importante contratar a un AR?

Esperamos que ya haya quedado claro lo valiosas que pueden ser las responsabilidades de un agente. No obstante, merece la pena dedicar un momento a explorar la razón más fundamental por la que trabajar con un AR es importante para el éxito de las empresas internacionales. A saber, evitar la clasificación errónea de sus contratistas.

Los retos de la clasificación errónea de contratistas

Es responsabilidad del empresario clasificar correctamente a sus trabajadores como empleados o contratistas independientes. Aunque esto pueda parecer sencillo, los problemas que plantea la clasificación errónea se agravan por dos razones:

1. Las normas y definiciones en torno a la clasificación de los trabajadores están en constante evolución, ya que el mundo del trabajo a distancia y la economía colaborativa siguen evolucionando.
2. Las mismas normas y definiciones pueden variar mucho de un país a otro.
   1. Por ejemplo, el Reino Unido emplea una política específica "fuera de nómina" denominada "IR35" para clasificar a los trabajadores, una política que no se utiliza en ningún otro lugar del mundo.

Un Agente de Registro le quita de las manos la responsabilidad de la clasificación.

Los riesgos de desencadenar leyes de clasificación errónea

Tomar la clasificación en sus propias manos entraña muchos riesgos. No clasificar correctamente a sus contratistas y empleados -una acción conocida como "clasificación errónea"- puede dar lugar a demandas, sanciones económicas y el pago retroactivo de los impuestos adeudados a las autoridades, así como de las prestaciones de los empleados adeudadas al autónomo clasificado erróneamente.

Todas estas consecuencias se suman al daño reputacional que la clasificación errónea puede causar a su marca internacional -tanto a nivel de empleados como de clientes-, afectando en última instancia a su cuenta de resultados.

Un ejemplo real de los riesgos de operar sin un AR

No hace mucho, Uber, uno de los proveedores de servicios de transporte compartido con más éxito del mundo, se enfrentó, en lugar de a empleados.

Aunque la relación entre Uber y sus conductores compartía características similares a las de una relación empleador-contratista, en última instancia se consideró que la empresa había conservado ciertos derechos sobre sus trabajadores que apuntaban a una relación empleador-empleado.

Como resultado, Uber fue condenada a pagar millones de dólares en indemnizaciones a sus empleados mal clasificados. La noticia también saltó a los titulares, alertando a potenciales clientes de Uber de todo el mundo sobre el trato injusto de la empresa a sus conductores.

Cómo hacer crecer su empresa con las soluciones de expansión global de Mauve

Para cualquiera que esté planeando expandir su negocio internacionalmente, las ventajas de contratar talentos autónomos resultarán sin duda atractivas. Los contratistas independientes son expertos en su campo, viven en cualquier parte del mundo y pueden ayudarle de forma eficaz y rentable en proyectos fundamentales para el crecimiento global de su empresa.

Sin embargo, contratar a esos contratistas cumpliendo las normas es otra cuestión totalmente distinta. Pocas empresas -incluso las grandes multinacionales- tienen los conocimientos, los recursos o la paciencia necesarios para garantizar la correcta clasificación, incorporación, contratación, compromiso y pago de los autónomos, cumpliendo al 100 % todas las leyes y normativas aplicables.

Si estas situaciones describen la suya, le recomendamos encarecidamente que contrate hoy mismo los servicios de un Agente de Registro (AoR). Hable con Mauve y descubra cómo los servicios que ofrecemos pueden ayudarle a mitigar los riesgos y a contratar talentos autónomos en cualquier parte del mundo.